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Los asistentes de ventas virtuales son la mejor forma de hacer crecer tu negocio. Te ayudan a tener tu pipeline siempre lleno de nuevas oportunidades.
Desde la aparición del libro The 4 Hour Workweek dónde Tim Ferris escribe sobre usar asistentes virtuales (VA) para delegar la administración de tu correo – contratar asistentes virtuales ha sido un tema importante.
¿Qué es un asistente de ventas virtuales?
Es una persona (que no esta en tu oficina) que tiene el objetivo de hacer tareas de prospección para optimizar tu proceso de ventas.
En este artículo te voy a platicar, todo lo que tienes que hacer para contratar un asistente de ventas virtual y como administrarlo para que te pueda ayudar a hacer crecer tu negocio.
¿Cómo contratar a tu primer asistente de ventas virtuales?
Hay muchos lugares donde puedes contratar un asistente virtual, pero para este ejemplo te voy a explicar el proceso que yo estoy llevando para contratar a mi primer asistente virtual.
De inicio voy a empezar con una plataforma llamada UpWork o Freelancer por que es la que más he utilizado para contratar servicios.
Upwork, funciona como un marketplace, puedes subir una oferta de trabajo y esperar a que personas apliquen o bien puedes navegar por los perfiles de las personas. Cualquiera de las dos te puede funcionar.
Opción 1: Crear una descripción de trabajo.
Tu descripción del trabajo debe de ser simple y al punto. Debes de tener bien claro lo que quiere que haga la persona.
Este es mi ejemplo de la persona que estoy buscando en estos momentos:
La empresa x esta buscando un asistente de venta virtuales con el conocimiento de crear listas de prospectos para esta actividad, estamos anticipando que requerirá al rededor de 25 horas a la semana de una manera continua.
El trabajo consistirá en las siguientes tareas:
- Buscar cuentas claves y las personas indicadas.
- Utilizar herramientas como FindThatLead para encontrar correos.
- Utilizar herramientas como LinkedIn para encontrar prospectos.
- Utilizar herramientas como Google Docs y Sheets para organizar información.
- Utilizar herramientas como Lemlist o Mailshake para ejecutar tareas de outreach.
- Utilizar Pipedrive para darle seguimiento las oportunidades.
Las siguientes habilidades son necesarias para el trabajo:
- Experiencia con herramientas de negocio como Google, Zoom y Microsoft Office.
- Excelente comunicación por correo y chat.
- Conocimientos básicos de administración de proyecto; debe de ser organizado.
- Algunos conocimientos de embudos de venta.
- Experiencia con redes sociales y anuncios un plus.
Cuando publicas esta oferta de trabajo, vas a tener una gran variedad de respuestas. Esta es una oportunidad para ver quien presta atención a los detalles para encontrar al candidato perfecto.
PRO TIP:
En alguna parte de la oferta, da instrucciones de cómo deben de aplicar. Por ejemplo puedes solicitar que el titulo de tu oferta sea: Tres tristes tigres o algo similar, de esta forma todas las personas que no te manden esto como título, no tienes por que leer su CV u oferta (no saben seguir instrucciones).
Opción 2: Buscar a personas especificas.
Yo prefiero esta opción por que me da más oportunidad de hacer un estudio sobre la persona y tienes menos ruido en el proceso.
Esto también significa que debes de tener mejor calidad de asistentes, así que depende de que es lo que quieras.
Piensa en el largo plazo y contrata a la persona que haga mejor el trabajo para ti.
Opción 3: Contrata a muchos asistentes de ventas virtuales y ve cual es el que más resultado te da.
Esta opción es para cuando tienes algo de presupuesto, pero si puedes contratar a 3 personas es lo ideal. Divide tu mercado en tres y las tareas para cada uno de ellos.
Si no puedes dividir el trabajo, probablemente lo mejor sea que hagan el mismo trabajo y compares sus esfuerzos.
Durante esta parte del proceso, busca lideres y evalúa estos criterios:
- Se comunican de manera eficiente y siguen instrucciones.
- Si les das Feedback, lo implementan.
- Están interesados en trabajar en el proyecto.
- Tienen iniciativa.
- Son atentos a los detalles.
¿Cómo incrementar tu ejercito de asistentes de ventas virtuales?
Esto realmente es otro proceso de contratación. Siempre hay mejores prácticas, pero ahora solo estamos hablando de agregar a más personas a tu equipo de ventas. De alguna forma, administrarlas es un proceso complicado, así que hay algunas cosas a las que hay que prestar atención.
Paso 1: Trata a tus asistentes virtuales como si fueran otro miembro de tu equipo.
Tus asistentes de ventas virtuales son personas que trabajan para ti, debe de ser tratados de la misma forma que otro colaborador, en muchas ocasiones estos van a trabajar de manera remota (ahora ya es lo normal) pero tienes que darle los mismos beneficios.
Paso 2: Ten un sistema de onboarding para nuevos miembros de equipo.
No importa la modalidad de tu asistente, debes de poder tener un programa de onboarding, que conozca los valores de la empresa, con quien se debe de comunicar para cualquier aclaración, ,enseñarle cómo usas tu las herramientas que va a utilizar.
Si puedes tener procesos en herramientas como Asana o Prossess.st será más fácil que ellos sepan que deben de hacer y podrán hacer su trabajo de mejor manera.
También es importante conocer a tu asistente de ventas virtuales, para que puedas generar esa empatía con el .
¿Cómo administrar a tu ejercito de asistentes de venta virtuales?
Una vez que ya tienes a más de una persona en el puesto y tienes el sistema funcionando es buen momento para poder planificar cómo vas a trabajar con ellos.
Como la mayoría no va a estar en tu oficina, debes de aprender a comunicarte de manera asincrona, tener algo de paciencia y correr el proceso para ver como funciona este nuevo reto en tu negocio.
No esperes que la primera persona sea el mejor prospectado, vas a tener errores, iras mejorando el proceso todo el tiempo. Es mejor intentar y fracasar, que nunca fracasar por no intentar.
Paso 1: Promueve al líder.
Una vez que identificaste a tu líder, dale más fuerza en el proyecto y responsabilidad, el será el encargado de darle soporte al equipo y a las nuevas personas que van entrando a tu ejercito.
Una vez que defines al líder, duplica su salario, detalla sus tareas y genera un incentivo si todo el equipo cumple con los objetivos.
Algunas tareas que va a tener que hacer son las siguientes:
- Generar reportes.
- Calificar a las personas según los indicadores de desempeño (KPI’s).
- Ser responsable de las fechas limites.
Puede ser que le des más tareas como revisar que necesitan las personas para hacer mejor su trabajo. Puede ser herramientas o más capacitación.
Por último el debe de ser el encargado de concentrar todas las preguntas que el equipo de prospección tenga y también la comunicación con los vendedores para poder tener feedback de los prospectos que han generado.
Paso 2: Utiliza iniciar, parar y continuar.
Iniciar / Parar / Continuar es una simple forma de dar feedback de manera semanal. Funciona de la siguiente manera:
- Empezar a hacer estas acciones.
- Parar de hacer otras acciones.
- Continuar haciendo estas tareas…
Esto significa que cada quien va a obtener retroalimentación constructiva de lo que esta haciendo de manera semanal. No debe de ser algo que rompa la moral cuando alguien encuentra como hacer algo de otra manera o eliminar una tarea de las actividades semanales.
Paso 3: Trabajo constante y consistente.
Trabajar remoto también puede significar ser constante y tener una rutina. Por ejemplo puedes iniciar a trabajar a la misma hora todos los días. De esta forma podrás ser predecible.
Herramientas adicionales:
Hago mi mejor esfuerzo para mantener a mi equipo remoto integrado con nuestro stack de herramientas para que todos puedan trabajar de manera eficiente.
Estos son algunas de las herramientas que personalmente utilizo:
Upwork – Puedes contratar a personas de todos lados del mundo para hacer tareas para tu negocio.
ClickUp- Es la herramienta que utilizo para administrar proyectos. Ahí es donde veo el progreso de las tareas que tiene que hacer mis asistentes virtuales y dónde pasa toda la comunicación con ellos.
Pipedrive – Mi CRM en donde todas las oportunidades entran y genera un sistema para prospectar de manera eficiente.
Betterproposals – El software que uso para generar las propuestas de negocio.
Proposify – Otro buen software para hacer cotizaciones, mejor integración nativa Pipedrive.
