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Cuando nos embarcamos en la odisea que es llevar adelante un negocio o PYME, hay ciertas decisiones que debemos tomar como por ejemplo sí externalizamos y confiamos ciertas tareas a personas ajenas a la empresa o si decidimos llevarlo todo internamente.
Gestionar una agencia de publicidad ya es suficiente tarea complicada como para además tener que lidiar con la contabilidad. A menudo no se tienen conocimientos y se prefiere encargarlo a otra persona antes que hacerlo uno mismo.
Sin embargo, si estás pensando ahorrarse ese gasto y llevar las finanzas de manera interna, te interesará seguir leyendo algunos consejos que podrán ser de gran ayuda.
5 Tips A Tener En Cuenta Si Quieres Gestionar La Contabilidad Y Las Finanzas De Tu Agencia De Marketing
- Utiliza un software específico
Si vamos a llevar las finanzas de nuestra empresa personalmente, lo primero que debemos hacer es elegir qué herramienta nos puede ser útil y encaja con lo que estamos necesitando.
Hay varios programas de contabilidad que nos pueden servir sobre todo si no tenemos grandes conocimientos del tema. Nosotros simplemente debemos volcar los datos y ellos se encargan del resto.
Elegir uno con una interfaz amigable e intuitiva puede ser un buen primer paso si no estamos muy familiarizados con esta herramienta. Lo importante es elegir una que nos resulte cómoda pero que, a la vez, sea potente y nos facilita el llevar las finanzas sin ser unos expertos.
- Separa los gastos personales
Esto es algo muy común sobre todo entre autónomos y por eso es importante destacarlo. Si estamos acostumbrados a trabajar solos y montamos una agencia de marketing, es fácil arrastrar ciertas malas costumbres del pasado.
La empresa y la persona, aunque a menudo sean sinónimos, deben tener ambos su propio espacio independiente. Este espacio incluye desde el número de teléfono hasta la cuenta del banco.
Los gastos que son de la empresa deben ser exclusivamente de la empresa, al igual que los ingresos. Si no los separamos corremos el riesgo de perder dinero, tiempo, organización y hasta incluso que afecte a nuestra salud mental.
- Apunta los gastos e ingresos
Los gastos e ingresos son básicamente aquello sobre lo que se basa toda la contabilidad de nuestra agencia, por eso es tan importante tenerlos bajo control.
La mejor manera de hacerlo es aprovechando el software de contabilidad que utilizamos para apuntar absolutamente todos los ingresos que generemos ―a corto o largo plazo― para tenerlos todos ordenados y bajo control.
Respecto a los gastos, es importante también tomar nota de ellos y también es crucial guardar todos los recibos, ya sea de forma física o digital. De esta manera podemos comprobar y corregir rápidamente cualquier dato incorrecto que hayamos introducido.
Un control detallado, categorizado y completo tanto de gastos como de ingresos es la clave para evitar imprevistos y tener siempre nuestras finanzas bajo control.
- Elige un sistema y síguelo
A la hora de registrar todos los asientos contables es importante tener un método o rutinas que nos ayuden a no olvidarnos. Si nos encontramos lejos de nuestra oficina o en un momento en el que no es cómodo tomar nota de ellos, debemos encontrar la manera de no olvidar de apuntarlos más adelante.
Dependiendo de la estructura y funcionamiento de tu agencia, habrá un sistema más cómodo o adaptable, pero debemos encontrar la manera de que no se nos olvide apuntar y registrar nada.
Un programa de contabilidad que funcione en la nube y en varios dispositivos puede ser de gran ayuda para que no se nos olvide más ningún asiento.
- Cíñete al presupuesto
Antes de empezar el año debemos tener en claro cuánto podemos gastar o cuánto dinero tenemos a disposición para determinadas acciones o actividades. La mejor manera de hacerlo es planificando un presupuesto ―puede ser anual, trimestral, bianual, etc.― que nos sirva de guía para nuestras finanzas.
El presupuesto puede variar y, de hecho, es importante revisarlo cada cierto periodo de tiempo, pero lo importante es que no nos olvidemos que existe y lo sigamos lo más al pié de la letra posible.
La planificación sin una aplicación y seguimiento no tiene sentido, por lo que si vamos a establecer unos límites de gastos, es importante que nos ciñamos a ellos. De lo contrario podemos encontrarnos envueltos en deudas, imprevistos o sin dinero en mitad de la actividad.
Conclusión
El control de la contabilidad es clave para la toma de decisiones y para analizar la situación actual y a futuro de nuestra agencia. Con una buena organización y siguiendo estos pasos, no tendrás problemas para encaminarte hacia el éxito.
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