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Emprender y manejar una empresa en crecimiento es complicado. Hay muchas cosas que debes aprender a controlar y organizar durante todo el proceso. Las finanzas es una de las áreas más difíciles para los que no tienen conocimientos.
Sin embargo, es también una de las áreas más importantes. Tener tus finanzas bajo control podría garantizar el éxito de tu negocio. Por eso, es fundamental que utilices todas las herramientas que estén a tu alcance para hacerlo lo mejor posible.
Comenzando, necesitas resolver tus necesidades de la manera más práctica y menos costosa posible. Por eso, mientras más pronto aprendas a optimizar tus procesos contables, mucho mejor para ti. Hay algunos pasos que puedes seguir para iniciarte en el proceso de forma correcta.
1. Utiliza herramientas financieras
Una de las formas más eficientes de manejar las finanzas de tu empresa es utilizar herramientas de gestión financiera.
Actualmente, existen diversas plataformas digitales enfocadas en hacerle el trabajo más fáciles a los autónomos y dueños de empresas.
Un programa para llevar la contabilidad te ayudará a que todo este proceso sea automatizado. De esta manera, podrás quitarte el peso de tener que elaborar cada detalle, cotidianamente, de las finanzas de tu empresa.
Esta es una gran ventaja y una forma muy eficiente de llevar tus finanzas. Sobre todo si no tienes experiencia en el área de contabilidad, este tipo de programas optimizará tu trabajo. Dependiendo de cuál elijas, ofrecen diferentes tipos de servicios, desde plantillas de facturación personalizables, hasta gestión de recursos humanos e inventario.
En mi caso llevo utilizando 3 meses Quickbooks que me ha ayudado a poder tener todo en un mismo lugar, tanto lo que facturo y mis gastos, me da una proyección de los impuestos y un estado de resultado de una manera simple.
He decidido optar por esta plataforma por estas razones:
- Facturación oficial en México.
- Integración con Stripe.
- Integración con Pipedrive.
- Integración con Better Proposals.
2. Planifica tus finanzas.
La planificación es fundamental cuando se trata de las finanzas. Incluso si te consideras una persona libre, a la que le gusta improvisar, cuando estás a la cabeza de tu negocio, debes seguir un plan.
Lo primero que debes hacer es crear un presupuesto. Aunque pueda parecer que tus gastos, deudas e ingresos son poco estables o controlables, y que apegarse a un presupuesto es muy difícil, debes hacerlo.
La única forma en la que podrás garantizar que tus finanzas están en orden, es que cuentes con un plan al cual adherirse.
Dentro de tu plan debes contemplar todos los aspectos que puedas prever. Desde la estrategia de marketing que vas a utilizar y cuánto necesitas invertir en ella, hasta el pago de los servicios básicos de tu oficina.
Este plan debe ser conciso y realista. Debes seguirlo fielmente, pero también es importante que lo revises cada cierto tiempo y lo adaptes a los posibles cambios que ocurran en tu empresa. Para que un presupuesto funcione, es necesario que esté en constante adaptación a las necesidades y requisitos de tu proyecto.
Toma en cuenta que es conveniente hacer un balance entre las necesidades financieras de tu empresa y lo que necesitas para tener a tus clientes satisfechos. Los clientes son el principal motor de tu proyecto, así que deberías enfocar parte de tu energía en garantizar que les ofreces el mejor producto o servicio posible.
Si mantienes esta perspectiva en mente, tus finanzas se ordenarán de acuerdo a tus objetivos, y todo debería funcionar perfectamente.
3. Separa tus cuentas.
Cuando se trata de los negocios, es recomendable mantener todo lo que puedas distanciado de tu vida personal. En las finanzas, esto es particularmente importante.
Para tener tus ingresos y gastos controlados, es conveniente que tengas cuentas completamente separadas para tu vida personal y tu empresa. Sin importar lo pequeña que tu empresa sea o en cuál nivel de desarrollo se encuentre, funcionará todo mucho mejor si tomas en cuenta esto.
Cada pequeño movimiento financiero podría general un descontrol en tu contabilidad a final de mes. Por eso, debes tomarte en serio el manejo contable de tu empresa y utilizar un cuenta única para todo lo que tiene que ver con ella.
Otro consejo que aprendí después de leer Profit Frist, es separar cuentas para impuestos, operación y tu compensación como director del proyecto, para que siempre tengas ingresos.
Si necesitas movilizar dinero para algún objetivo personal, puedes hacer un movimiento que esté justificado dentro de las necesidades establecidas en tu presupuesto.
El orden y la separación clara de cada elemento te ayudarán siempre a evitar problemas a largo plazo.
4. Haz proyecciones financieras.
Prever el futuro de tu empresa es un paso muy importante. Es cierto que no se puede controlar por completo lo que sucederá, ya que existen muchos factores externos que entran en juego. Sin embargo, se puede establecer un posible futuro con la información que tienes en el presente.
Además de desarrollar tu plan de ventas y tus gastos fijos, es importante que proyectes de alguna forma cómo es posible que avance la contabilidad de tu empresa. Recuerda que la planificación será siempre tu mejor amiga, así que mientras más lejos puedas trazar el camino, mayores ventajas tendrás en el futuro.
En este caso, alguna de las plataformas de gestión de empresas que recomendamos utilizar podría beneficiarte. Muchos de estos programas cuentan con la posibilidad de ofrecerte proyecciones de tus movimientos financieros. Esto te hará el proceso más fácil, si aún no manejas muy bien el área financiera.
5. Establece un fondo de emergencia.
Aunque planifiques con antelación, hay muchas cosas que no se pueden controlar.
Como ya lo debes saber muy bien, Iniciar una empresa pequeña o mediana es una decisión que implica muchos riesgos. Por eso es recomendable que te propongas establecer un fondo de emergencia.
Debes evitar tocar este fondo, bajo cualquier circunstancia. Dentro de tu planificación inicial, incluye un porcentaje del que puedas olvidarte por completo. Ese porcentaje es el que pondrás en tu fondo de emergencia, que deberías dejar en una cuenta de banco en la que gane intereses.
Una forma de encargarte de esto de manera más sencilla es establecer una transferencia automatizada todos los meses. Si escoges una cantidad y fijas un movimiento periódico de la misma, no tendrás que preguntarte todos los meses si realmente te puedes permitir prescindir de ese dinero.
Esto último te ayudará a construir un presupuesto que realmente se adapte a tus necesidades. De esta forma, garantizas que si sigues ese plan, todo estará bien.
Problemas personales como accidentes, enfermedades o pérdida de un trabajo podrían ser bastante perjudiciales para ti y para tu negocio, si no cuentas con un fondo de emergencia al cual acudir.
También podría ser muy útil para casos particularmente relacionados con tu empresa. Si ocurre algún accidente que ocasione daños físicos a tus oficinas, o algún gasto urgente que no tenías contemplado, este fondo podría salvarte.
6. Comprende tus gastos.
La mayoría de las personas no sabe exactamente lo que gasta cada mes. Estas personas viven al día y se manejan como pueden, sin prestar demasiada atención a lo que realmente están gastando. Esto puede ser un problema grave en el aspecto personal, pero en las finanzas empresariales, puede ser verdaderamente fatal.
Para poder planificar y avanzar, es importante que sepas dónde estás en la actualidad. Por eso, estudia muy bien cada uno de los gastos que haces cada mes en tu empresa. Haz un registro de todos estas necesidades financieras y analízalo.
Puede que creas tener una idea general de lo que gastas, pero podrías sorprenderte al apuntar fielmente cada uno de tus movimientos.
Por eso, dedica un mes entero a hacer un seguimiento estricto de cada paso que des en este sentido. Utiliza un funnel de ventas para identificar las fases de venta y comprender mejor el proceso por el que pasan tus clientes. Con esta información, podrás elaborar un plan mucho más adaptado a la realidad, y tendrás un mayor control de la contabilidad de tu empresa.
7. Comprende tus ingresos.
En el caso de los ingresos, las personas suelen tener una idea mucho más clara de lo que reciben. Sin embargo, los ingresos y los gastos están conectados. Así que es fundamental que conozcas a la perfección cada uno de ellos y cómo se relacionan, porque es esto lo que determinará el camino financiero de tu empresa.
Cuando se trata de una empresa pequeña o mediana, es posible que tus ingresos provengan de diferentes fuentes. Al cubrir tus necesidades de manera apresurada, puede que no comprendas con exactitud cuál es cada uno de tus gastos. Lo más recomendable es que hagas un seguimiento específico de cada uno de tus ingresos, aunque creas conocerlos muy bien.
Al final de este mes de evaluación de gastos e ingresos, podrás comparar los unos con los otros. De esa forma, podrás establecer muchos más concretamente tus ganancias.
Llevar finanzas sanas son claves del éxito de tu negocio.
Las finanzas son un tema bastante delicado, porque cada pequeña adición, tanto a gastos como a ingresos, puede generar cambios grandes sin que nos demos cuenta a tiempo. Este tipo de imprevistos se podrán evitar si conoces completamente cada movimiento financiero que haces mensualmente.
Seguir estos pasos, te permitirá iniciar un proceso de seguimiento financiero mucho más seguro. Después de hacer tu planificación, comprender tu estado financiero, hacer proyecciones y construir un fondo de emergencia, es buena idea establecer momentos periódicos regulares para evaluar tus finanzas.
Cuando una empresa está en crecimiento, cada paso que das puede ser determinante. Sin embargo, con el conocimiento adecuado, puedes conseguir tus objetivos y mantener tus finanzas en orden.
