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Generalmente el sector PyMEs emplea metodologías de trabajo en base a su experiencia, por lo que todos sus procesos de trabajo son llevados a cabo en forma empírica, haciendo que dependan completamente de las personas que los efectúan, y no de sistemas tecnológicamente avanzados que aseguren su correcta ejecución y el logro de mejores niveles de Calidad-Productividad-Sustentabilidad-Competitividad.
Encontramos que a las PyMEs se les dificulta y particularmente a sus dueños y colaboradores, desarrollar tanto el plan de negocios, los objetivos de la compañía, y las estrategias para lograr con tales ejercicios los objetivos prioritarios que se pudieron haber planteado, debido a que las PyMEs y sus colaboradores tienen que estar operando directamente el negocio y no le pueden dedicar el tiempo requerido a la planeación estratégica del mismo.
ANTECEDENTES
La Pequeña y Mediana Empresa (PyME) en México tiene un gran potencial de desarrollo, ya que según las más recientes cifras que genera la Secretaría de Economía existen cerca de 4´000,000 de empresas catalogadas como PyMEs, lo que representa el 99.8% del total de las empresas que operan en nuestro país, y que además dan empleo al 72% de la población económicamente activa, generando aproximadamente el 52% de participación del PIB nacional.
Las empresas PyME se catalogan tradicionalmente basándose en dos rubros principales, por el número de empleados que tiene la empresa, y/o bien por el monto total facturado en el año. Una clasificación de este tipo la podemos observar en la tabla No. 1.
| TIPO DE INDUSTRIA | PERSONAL | VENTAS (EN MDP) |
| MICRO INDUSTRIA | 0-15 | $30.00 |
| INDUSTRIA PEQUEÑA | 15-100 | $400.00 |
| INDUSTRIA MEDIANA | 100-250 | $1,100.00 |
Tabla 1
Para que las PyMEs puedan mejorar en todos los aspectos operativos y administrativos que requieren llevar a cabo, es necesario primeramente realizar un levantamiento de información por medio de la observación, y entrevistas a las personas responsables de ejecutar las actividades. En está fase del proyecto aplicamos una auditoria completa a todas las áreas funcionales de la empresa empleando una lista de verificación especialmente diseñada para obtener las áreas criticas de la misma. Las áreas estudiadas fueron: Administración, Producción, Calidad, Mercadotecnia y Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, Tecnología, Sustentabilidad e Innovación.
El análisis y la lista de verificación que se emplea para llevar a cabo la auditoria general a las PyMEs están basados y validados como un mecanismo adecuado para evaluarlas por parte de CANACINTRA (Cámara Nacional de la Industria de la Transformación) y JICA (Este último, es un organismo del gobierno Japonés que apoya la capacitación de este tipo de organizaciones en México: Japan Internacional Cooperation Agency). El uso y aplicación de tal proceso de evaluación lo tenemos autorizado ya que el Dr. Neuman, socio fundador de la empresa de Consultoría e Ingeniería, está certificado por parte de CANACINTRA como auditor PyME. Es necesario mencionar que las áreas de estudio se ampliaron para poder conocer mejor la situación que realmente guardan las PyMEs en México.
La muestra de PyMEs que estudiamos (Ver: Grafica No. 1) tenían en promedio la siguiente composición en su fuerza laboral:
Gráfica No. 1
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Después de llevar a cabo las entrevistas y de aplicar la auditoria de diagnóstico a las 20 empresas, se analizó la información obtenida y además se graficó en el Diagrama Radar para mostrar pictóricamente los resultados del estudio de cada una de las compañías. Posteriormente se entregó a cada una de las empresas un diagnóstico con sus áreas de oportunidad, así como un plan de trabajo base para poder convertir las áreas de oportunidad en puntos fuertes dentro de sus respectivas organizaciones. Después se analizó en forma conjunta con los representantes de las empresas dicho plan tentativo de trabajo hasta que los propios empresarios hicieron su propio plan definitivo de trabajo, en el cual se definieron fechas compromiso, responsables, actividades y proyectos prioritarios que se programaron para llevar a cabo dicho plan.
El resultado de las encuestas, observaciones y evaluaciones de cada uno de los factores que se estudiaron con la lista de verificación previamente mencionada, se puede ver más adelante en la gráfica No. 2. En esta gráfica podemos observar las calificaciones promedio obtenidas después de la auditoria en cada una de las áreas funcionales de las diferentes empresas.
Gráfica No. 2: DIAGRAMA RADAR
Del análisis de la Gráfica No. 2, y de las observaciones que se llevaron a cabo en cada una de las empresas, podemos concluir que las áreas administrativas con mayor problema en promedio es la de Calidad; esto no quiere decir que las PyME’s sean empresas sin calidad, sino que en la mayoría de las empresas de la muestra de organizaciones en las que llevamos a cabo el diagnóstico, no tienen en implantado un Sistema de Gestión de la Calidad basado en alguna norma, como lo es ISO 9000, y que estos estén completamente certificados (sólo encontramos que tenían un sistema de aseguramiento de la calidad certificada en 2 de ellas), tampoco observamos en general que tuvieran definidas Buenas Prácticas de Manufactura Descripciones de sus Procedimientos Básicos de Operación. Además, observamos que en la mayoría de casos, los controles, tanto administrativos como operativos, que se llevan a cabo, son efectuados de forma empírica, o se carece de controles por completo.
Es importante reconocer que la mayoría de las empresas logran con mucho esfuerzo que sus productos tengan un nivel de calidad aceptable en su mercado y cumplan con las expectativas de sus clientes, lo cual es efectuado con elevados re-procesos y desperdicios en algunos casos, aun cuando no tienen en general sistemas de aseguramiento de la calidad formales implantados, lo cual, les permite seguir operando pero con muchas oportunidades de mejora.
También se puede ver que el recurso humano es una de las áreas más débiles, ya que este importante recurso en el futuro logro de los objetivos estratégicos de la organización, es dejado de lado por la mayoría de las empresas PyME que estudiamos. Vemos que hace falta tomar más en cuenta al personal que labora en las PyMEs. Las áreas que encontramos en la muestra estudiada con mayores áreas de oportunidad en este rubro son: el desarrollo de programas de capacitación que le permitan a los empleados crecer en lo personal y profesionalmente, desarrollar criterios para la contratación del personal ya que en el momento en el que se necesita de una persona para algún puesto, se contrata a la primer persona que se encuentran.
Por otro lado en la parte administrativa, nos dimos cuenta que a las empresas PyME les hace falta desarrollar formalmente ejercicios de planeación estratégica, que les permitan trazar sus objetivos tanto a plazos inmediatos, como a largo plazo. En muchas ocasiones encontramos que los objetivos de más largo plazo que viven las PyMEs estudiadas son para “el viernes que se tiene que pagar la nómina de la semana”. Esta falta de objetivos a lo largo del tiempo no les permite a las empresas y empresarios el crecer mucho más, y esto se da debido a que los empresarios se dedican más tiempo a la operación del negocio como tal, que a estar manejándolo desde una visión estratégica que les permitan dirigir a su organización en la dirección que ellos quieran y/o el mercado les exija.
En general las PyME’s carecen de un plan de negocios formalmente definido, no se tienen establecidos objetivos de ventas, utilidades, productividad, ni enunciados de Misión, Visión, Política de Calidad, etc., lo que no les permite desarrollarse más y mejor. En algunos casos la situación de la empresa no es completamente favorable, ya que tienen problemas principalmente financieros por falta de capital de trabajo, o por una baja en la captación de clientes, lo anterior debido a una falta de planeación y de definir estrategias tanto de producción, como de ventas y recuperación de cartera entre otras.
El diseño del área productiva tiene que acoplarse al espacio disponible, y en la mayoría de los casos que observamos este no es suficiente, por lo que se puede apreciar cierto desorden en la mayoría de las empresas. Carecen de procedimientos de trabajo específicos y estandarizados, que les permitan hacer las cosas siempre de la misma forma, fuera de la experiencia que tiene el personal. El Aseguramiento y el Control de la Calidad no se lleva de una forma constante, metódica y estricta en la mayoría de las empresas estudiadas, así como el Control de Inventarios, que se lleva a cabo de una forma empírica, y no siempre se controla tanto el nivel disponible de materia prima como el de producto terminado. Por lo general no existen planes de producción para poder preparar en tiempo y forma la producción que se tiene que entregar al cliente final; una práctica común es dar tiempos de entrega mayores a los que realmente se necesitarían para entregar los pedidos, pero por la falta de orden en los procesos de producción de todos modos se alargan las fechas de entrega más de lo prometido. En gran parte de los casos la maquinaria y el equipo de producción sí trabaja de forma eficiente, de acuerdo a como están diseñadas (si se tuviera maquinaria más moderna, se tendría una mayor productividad, pero en la mayoría de las empresas la maquinaria no es nueva).
El área de Mercadotecnia y Ventas tuvo mejores calificaciones en las diferentes empresas PYME ya que nos dimos cuenta que estas necesitan que sus productos y/o servicios sean conocidos para poder sobrevivir, pero encontramos que en lo general no se tienen establecidas las políticas y estrategias de venta requeridas (por parte de una planeación estratégica formal). En general no se entrega tampoco a los clientes y clientes potenciales la información necesaria de los productos y/o servicios que se le ofrecen actualmente o podrían ofrecerse en un futuro cercano, ya que hace falta la publicación de dicha información por parte de las organizaciones estudiadas. Los canales de distribución no son los más adecuados, aunque el precio de venta de sus productos y/o servicios en la mayoría de los casos es el adecuado, pero en ocasiones el precio de venta está por debajo del precio que debiera ser, sacrificando la utilidad para poder obtener el trabajo por parte de los clientes, y en otras ocasiones, el precio de venta es mayor al del mercado, castigando la venta del producto o servicio, pero generando una utilidad mucho mayor. No se tienen tampoco los sistemas adecuados para escuchar y atender las quejas de los clientes; y por lo general cuando llegan las quejas o sugerencias, se atienden en el momento, pero no se toman las medidas pertinentes, o se efectúa un análisis profundo para poder determinar las causas raíz de los problemas, y así evitar o prevenir que estos se vuelvan a presentar. Por lo general las empresas conocen relativamente a su competencia, la calidad, el servicio y las entregas de los productos son los adecuados al momento de la entrega, pero a un costo mayor de lo que debería de haber sido, y se tiene aproximadamente identificados la satisfacción y la insatisfacción de los clientes.
El área de finanzas resultó con la calificación más alta debido a lo crítico que es el área para las pequeñas y medianas empresas. El punto más bajo dentro de los factores estudiados en el rubro financiero, y que obtuvo el área, se debió a la falta de presupuestos para la operación del negocio. La siguiente calificación más baja se obtuvo por no tener asegurada una tasa de utilidad adecuada al ramo y sector industrial al que pertenecen. En general se puede decir que las empresas PyMe con las que trabajamos tienen un flujo de caja positivo, y que su situación financiera ha mejorado últimamente. Hace falta que los estados de resultados los tengan los empresarios en tiempo y forma para poder tomar mejores decisiones al respecto. En la mayoría de las empresas estudiadas, la empresa ya es capaz de financiar su propia operación, sin necesidad de que los empresarios tengan que seguir invirtiendo en capital de trabajo. En algunos casos se encontró que las cuentas personales de los empresarios, y las del negocio son las mismas, por lo que no se tiene un control exacto de los movimientos financieros tanto del negocio, como del empresario.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES
Es interesante recordar que las dos áreas donde más oportunidades detectamos que se les presentan a la pequeña muestra de PyMEs, son las áreas de Calidad y la de Recursos Humanos de las organizaciones estudiadas respectivamente. Ver Grafica No. 2.
BIBLIOGRAFÍA
- Apuntes y Lista de Verificación del “CURSO CONSULTOR PYME – CANACINTRA”. MATERIAL DE APOYO AUTORIZADO POR JICA (JAPAN INTERNATIONAL COOPERATION AGENCY). México, D. F. Agosto, 2005.
- Neuman Praes, J. M. (2008) “Esquezofrenia, Manual Administrativo”. 7ª. Edición. México D. F. JOEGA EDITORIAL.
- http://www.inegi.gob.mx/prod_serv/contenidos/espanol/bvinegi/productos/censos/economicos/2004/industrial/estratifica2004.pdf
